U vrijeme rastućih okolišnih izazova i potrebe za klimatski neutralnim rješenjima, javna uprava ima ključnu ulogu u promicanju održivosti, ne samo kroz politike i regulative, već i kroz vlastito operativno djelovanje. Organizacija sastanaka, radionica, konferencija i javnih događanja često uključuje potrošnju značajnih resursa te generira otpad i emisije. Upravo zato, organizacija održivih događanja predstavlja jednu od konkretnih mjera za smanjenje okolišnog otiska i afirmaciju zelene javne nabave (ZeJN).
Kao alat zelene transformacije, ZeJN omogućuje integraciju okolišnih kriterija u sve faze nabave, pa tako i u pripremu i provedbu događanja. Uključivanjem održivih zahtjeva u javne nabave i ugovore s dobavljačima, tijela javne uprave mogu pridonijeti smanjenju emisija stakleničkih plinova, potrošnje energije i otpada, te istodobno podržati održive inovacije na tržištu.
Uvođenje certificiranih sustava za održivu organizaciju događanja
Organizacija događanja – poput sastanaka, konferencija i edukacija – često uključuje širok spektar aktivnosti koje utječu na okoliš: od odabira prostora, tehničke opreme i promotivnih materijala do logistike hrane i pića. U cilju smanjenja tih utjecaja, sve je važnije uspostaviti održive okvire za planiranje i provedbu događanja, uz primjenu načela zelene javne nabave (ZeJN) i međunarodnih standarda. Jedan od najučinkovitijih alata u tom procesu jest uspostava sustava upravljanja održivim događanjima. Standardi poput ISO 20121, EMAS-a ili ISO 14001 omogućuju institucijama da sustavno identificiraju i prate okolišne učinke svojih događanja, postavljaju ciljeve i mjere za njihovo smanjenje te potiču stalno poboljšanje. Ovi sustavi mogu biti interno razvijeni ili se mogu zahtijevati od pružatelja usluga i izvođača putem postupaka javne nabave, čime se potiče profesionalizacija sektora i jača tržišna potražnja za održivim rješenjima.
ISO 20121 je međunarodni standard koji se posebno odnosi na održivo upravljanje događanjima. Razvijen je s ciljem da pomogne organizatorima u planiranju i provođenju događanja koja imaju što manji negativan utjecaj na okoliš, društvo i gospodarstvo. Standard uključuje cjelokupan životni ciklus događanja – od planiranja i logistike do provedbe i naknadne evaluacije – i osigurava da se odluke donose u skladu s načelima održivosti. Korištenje ISO 20121 posebno je korisno za konferencije, sajmove, kulturne manifestacije i druge događaje u javnom sektoru, jer omogućuje transparentnost, učinkovitost i smanjenje okolišnog otiska. ISO 14001 je međunarodni standard za sustav upravljanja okolišem koji organizacijama omogućuje da uspostave okvire za identifikaciju, upravljanje, praćenje i stalno poboljšanje okolišnih aspekata svojih aktivnosti. U kontekstu događanja, ISO 14001 potiče učinkovitije korištenje resursa, smanjenje otpada i poštivanje zakonskih zahtjeva, čime doprinosi održivosti i dugoročnoj okolišnoj odgovornosti organizatora.
S druge strane, EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) je instrument Europske unije za upravljanje okolišem i neovisno ocjenjivanje. Riječ je o dobrovoljnom sustavu koji organizacijama – uključujući tijela javne uprave – omogućuje da uspostave, ocijene i poboljšaju vlastiti okolišni učinak. EMAS nadilazi zahtjeve standarda ISO 14001 jer uključuje obaveznu vanjsku verifikaciju, zakonsku usklađenost i objavu verificiranog okolišnog izvješća dostupnog javnosti. U kontekstu organizacije događanja, institucije koje posjeduju EMAS registraciju često već imaju razrađene interne protokole za održivu nabavu, energetsku učinkovitost, upravljanje otpadom i angažman dionika. Korištenje ovih standarda i sustava u organizaciji događanja doprinosi ne samo smanjenju negativnih učinaka na okoliš, već i povećanju povjerenja javnosti, transparentnosti postupaka te usklađenosti s europskim i nacionalnim okolišnim politikama.
Primjena sustava upravljanja okolišem kao kriterija u postupcima javne nabave sve je češća praksa kojom naručitelji potiču održivo poslovanje svojih dobavljača. Tako je, primjerice, u postupku javne nabave namještaja koji je 2018. godine provela Regionalna agencija za razvoj elektroničkog tržišta Emilie Romagne u Italiji, održivost bila ključni kriterij ocjenjivanja ponuda. Unutar tehničkih specifikacija, ponuditelji su mogli ostvariti dodatne bodove ako su posjedovali priznate certifikate za upravljanje okolišem – međunarodni ISO 14001, EMAS ili certifikat za ugljični otisak (Carbon Footprint). Ovi standardi zajedno su mogli donijeti do pet bodova, čime su ekološki osviješteni ponuditelji dobili jasnu prednost. Ovim pristupom naručitelj je jasno potaknuo primjenu okolišno odgovornih praksi u čitavom opskrbnom lancu, dok je kroz ugovorne klauzule dodatno osigurao kontrolu i evaluaciju provedbe okolišnih i društvenih standarda tijekom trajanja ugovora.
Organizacija održivih događanja u praksi
Posebna pažnja pridaje se odabiru prostora i lokacije događanja. U skladu s načelima ZeJN-a, preporučuje se biranje prostora koji su lako dostupni javnim prijevozom, čime se smanjuju emisije povezane s dolaskom sudionika. Također, prednost se daje objektima koji posjeduju energetske certifikate (primjerice, razred A+), kao i onima koji već primjenjuju sustav upravljanja okolišem. Takvi prostori često imaju infrastrukturu za razvrstavanje otpada, energetsku učinkovitost i održivo upravljanje resursima, što dodatno doprinosi smanjenju ukupnog ekološkog otiska događanja.
U kontekstu opreme i potrošnog materijala, preporučuje se da organizatori primijene zelenu javnu nabavu pri odabiru proizvoda i usluga. To uključuje nabavu tehničke opreme s okolišnim certifikatima, izbjegavanje jednokratnih promotivnih materijala poput USB diskova, tiskanih brošura ili plastičnih akreditacija, te korištenje višekratne ili reciklirane opreme. Korištenje digitalnih rješenja – kao što su mobilne aplikacije za akreditaciju, QR kodovi za pristup programu i elektroničko anketiranje – značajno doprinosi smanjenju otpada i poboljšava učinkovitost provedbe događanja.
Hrana i piće također predstavljaju važan segment s potencijalno velikim utjecajem na okoliš. Korištenjem lokalno uzgojene, sezonske i organske hrane, te osiguravanjem vegetarijanskih i veganskih opcija, moguće je značajno smanjiti emisije povezane s proizvodnjom i transportom. ZeJN preporučuje i potpunu eliminaciju plastike za jednokratnu uporabu (čaše, pribor, ambalaža), uz uvođenje fontana za vodu i poticanje korištenja vlastitih višekratnih boca. Na taj način podržava se lokalna ekonomija, smanjuje otpad i promovira održiva prehrana među sudionicima.
U konačnici, transparentna i pravovremena komunikacija sa sudionicima ima ključnu ulogu u uspješnosti održivih praksi. Sudionicima treba unaprijed pružiti informacije o dostupnim opcijama za razvrstavanje otpada, mogućnostima održivog prijevoza (npr. javni prijevoz, dijeljenje prijevoza) i preporučenim praksama tijekom boravka. Umjesto fizičkih materijala, preporuča se koristiti digitalne komunikacijske kanale poput elektroničke pošte, aplikacija ili web-platformi, čime se dodatno reducira potrošnja resursa i povećava pristupačnost informacija.
Ovakav sveobuhvatan pristup, temeljen na standardima i načelima ZeJN-a, omogućuje organizaciju događanja koja su ne samo učinkovita, već i u skladu s nacionalnim i europskim okolišnim ciljevima.
Conventa – primjer održive prakse u organizaciji događanja
Conventa, jedan od vodećih B2B sajmova za poslovni turizam i MICE industriju u srednjoj i jugoistočnoj Europi, koji se svake godine održava u Ljubljani, ističe se kao dobar primjer u području održive organizacije događanja. Tijekom posljednjih godina, Conventa je razvila sustavan pristup održivosti, usklađen s međunarodnim standardima i najboljim praksama, pri čemu se održivost ne promatra kao dodatak, već kao temeljni princip planiranja, provedbe i evaluacije događanja.
U suradnji s organizacijom ClimatePartner, Conventa od 2022. godine provodi precizno mjerenje ugljičnog otiska događanja, uključujući prijevoz sudionika, potrošnju energije, hranu i otpad. Rezultati tog praćenja koriste se za daljnje smanjenje emisija i transparentno izvještavanje, a dugoročni cilj organizatora je postići klimatsku neutralnost događanja.
Uz strateški pristup održivosti, Conventa dodatno ističe svoj angažman kroz niz konkretnih i inovativnih mjera koje povezuju ekološke ciljeve s edukacijom sudionika i lokalnim razvojem. Jedna od najprepoznatljivijih praksi je korištenje štandova izrađenih isključivo od lokalnog slovenskog drva, koji se koriste višekratno, iz godine u godinu. Time se ne samo značajno smanjuje količina otpada i emisija povezanih s proizvodnjom materijala, već se i podržava lokalna ekonomija i održivo šumarstvo. Organizatori dodatno potiču kružno gospodarenje resursima pozivajući sudionike da vrate korištene boce, koje se zatim recikliraju, čime se promovira odgovorno ponašanje i smanjenje plastičnog otpada.
Održivi pristup prisutan je i u gastronomskom dijelu događanja, gdje dominira vegetarijanska prehrana temeljena na lokalnim i sezonskim namirnicama, čime se dodatno smanjuje ugljični otisak povezan s hranom. Među edukativnim komponentama ističe se Interaktivna stanica za vaganje otpada, gdje su sudionici mogli u stvarnom vremenu vidjeti količinu generiranog otpada i osvijestiti važnost smanjenja i pravilnog odvajanja. Uz to, uveden je i kalkulator ugljičnog otiska za dnevnu prehranu, koji je sudionicima omogućio izračun emisija CO₂ povezanih s njihovim obrocima te pružio praktične uvide u utjecaj prehrambenih izbora na okoliš.
Održiva organizacija događanja, uz primjenu načela zelene javne nabave, predstavlja konkretan korak prema odgovornom upravljanju resursima i klimatski neutralnom javnom sektoru. Kao što pokazuju primjeri poput Convente, ali i smjernice temeljene na međunarodnim standardima, provedba ekoloških kriterija u planiranju, logistici i provedbi događanja ne doprinosi samo zaštiti okoliša, već i potiče inovacije, uključuje zajednicu te jača institucionalnu odgovornost.
SAŽETAK:
Organizacija sastanaka, konferencija i edukacija može imati znatan utjecaj na okoliš. Kroz zelenu javnu nabavu (ZeJN) moguće je smanjiti emisije, potrošnju resursa i količinu otpada – uz istovremenu podršku održivim inovacijama na tržištu.
Primjenom standarda poput ISO 20121 i EMAS-a, kao i uvođenjem ekoloških kriterija u planiranje događanja, možemo postati aktivni akteri zelene tranzicije. U članku donosimo određene smjernice za održivu organizaciju događanja – od odabira prostora i opreme do hrane i komunikacije – kao i primjer dobre prakse: Conventa iz Ljubljane, koja uspješno primjenjuje načela kružne ekonomije, smanjenja otpada i klimatske neutralnosti.